Apresentações inteligentes para reuniões mais produtivas

Aqui na PRONTOppt a gente reúne todo o time, diariamente em nossa reunião de Daily Scrum, para tratar da pauta e assuntos do dia a dia. A reunião é feita de pé, em frente ao nosso quadro de Scrum, e nunca dura mais do que 15 minutos, por regra. Mas até aqui, onde usamos o Scrum como metodologia, em menor frequência fazemos reuniões tradicionais também, no nosso fechamento mensal, por exemplo, utilizando o nosso amado PowerPoint. Nesse encontro, separamos um tempo maior, e de forma planejada, e com suporte audiovisual discutimos com mais profundidade as entregas, os ganhos, aprendizados, e pontos de melhoria. Aproveitamos também para dividir boas práticas, compartilhar a estratégia corporativa, e receber feedback de todos. Essa reunião é pautada por uma apresentação bem planejada, e permite também a contribuição de toda a equipe. Reservamos para esse encontro 2 horas, com distribuição de tempo bem definida. E aí na sua empresa, já parou para calcular quantas horas você investe por mês em reuniões? E já calculou quanto isso custa para você e para sua empresa? Reuniões são um mecanismo importante para a resolução de questões, evolução de projetos, alinhamentos, aprovações, entre outras questões, mas precisam ser usadas de forma inteligente, e somente realmente quando são necessárias. Infelizmente, muitas empresas no Brasil possuem a cultura “meeting for everything”, e acabam fazendo reuniões intermináveis para tudo: para alinhamento, para aprovações, para apresentação de status, enfim. Não que fazer reuniões seja algo ruim, mas precisamos ter em mente que esse é um mecanismo custoso para as organizações, e devem ser utilizados apenas quando são fundamentais, e ainda assim, da forma mais otimizada o possível. Separei abaixo algumas dicas para tornar suas apresentações para reuniões mais produtivas e inteligentes.

Defina um objetivo claro

Pode parecer receita de bolo, mas para qualquer apresentação, seja qual for a finalidade, se não começarmos definindo muito bem nossos objetivos, o risco é que os slides não levem à lugar algum. Invista tempo nessa etapa, pois é o começo de tudo. E enquanto objetivo, atenção para não confundir com o que será feito na reunião. O objetivo transcende o flow da reunião, e muito mais do que informar e receber informações sobre projetos ou pautas, o objetivo está relacionado ao que você quer que quem esteve na reunião entenda, se envolva, faça ou aprove após a reunião. E não tenha medo de detalhar: uma reunião pode ter múltiplas finalidades.

Construa seu Roteiro

Preparar o roteiro da sua reunião é diferente de apenas listar os assuntos a serem discutidos. Para que ela seja realmente útil, é preciso que enumerar os temas a serem abordados, e ter certeza de que estejam alinhados aos objetivos que você previamente definiu. Com a pauta de assuntos montada, agora é hora de partir para o roteiro, que norteará a forma como a pauta será abordada, alinhada aos objetivos definidos.

• Comece quebrando o gelo. Começar com algo inusitado ou descontraído é uma boa solução para reuniões com assuntos complexos. Proponha uma pausa ou inclua algum tópico engraçado na reunião para que as pessoas possam relaxar. Gerar a conexão no início da sua apresentação é fundamental para gerar empatia, e fazer com que seu público se permita levar pelo roteiro que você construir.

• Aborde seus principais temas primeiro, quando a atenção do seu público está em nível máximo.

• Elenque as prioridades, e as ordene conforme os graus de urgência. Priorize temas de alta importância, e garanta que eles estejam em primeiro lugar na sua pauta.

• Seja abrangente, de forma a incluir na sua pauta os assuntos relevantes para o maior número de pessoas presentes.

• Seja resolutivo, e aborde o maior número de assuntos pendentes, de modo a evitar que problemas se acumulem. Tente dar conta do maior número de pequenas questões para que elas saiam do caminho e deem espaço para outros temas maiores;

• Seja conciso, e garanta que a pauta não tenha mais assuntos do que o tempo previsto para duração da reunião. Não se esqueça do tempo de respiro e discussões para cada tema na pauta, e estime com flexibilidade o tempo previsto para discussão de cada tópico.

• Seja pertinente, e garanta tratar temas cujo interesse seja da maioria dos presentes. Alguns temas podem ser suprimidos da pauta, e podem ser tratados em reuniões individuais, por exemplo.

• Seja claro, e indique em cada tema qual a ação desejada. Temas vagos ou soltos só perdem geram perda de tempo e confusão.

Envolva e antecipe demandas

Otimize o tempo da sua reunião, solicitando aos participantes ou ao seu time que determinadas tarefas sejam realizadas antes da reunião. Levantamentos, status report., números, relatórios, são informações típicas que por vezes são tratadas no momento da reunião, e muitas vezes quem tem a informação não é avisado com antecedência suficiente para se preparar, sendo pego desprevenido. Além de muito mais profissional, você garante que não seja necessária uma nova reunião, para que a informação faltante seja apresentada aos envolvidos.

Preparando sua apresentação

Nem mesmo reuniões de rotina devem ser tratadas como tal. Surpreenda os participantes, capriche no seu conteúdo, tornando-o desejável. Quanto o assunto é PowerPoint, menos é mais. E acredite: quanto menos texto contiver sua apresentação, mais complexa é a preparação dos seus slides. Então, use o máximo de recursos disponíveis, e chame a atenção para o tema que está sendo tratado. Evite ao máximo o excesso de textos, e troque parágrafos por chamadas, teasers ou no máximo tópicos curtos. Ao abordar qualquer conteúdo, faça links que conectem o tema aos participantes da reunião. É muito importante que todos sintam-se envolvidos pelas informações e pela forma que essas estão sendo transmitidas.

Números na medida certa

Ajudam a captar a atenção do seu expectador, mas em excesso podem dispersar a atenção. Relacione os números à algum contexto visual. Evite gráficos de Excel colados em seus slides. Crie engajamento e curiosidade buscando formas diferentes de apresentar números em suas apresentações. Infográficos, mais visuais, são uma boa pedida. Sempre que ouvimos um apresentador ler os slides, cheios de textos, ficamos entediados. A regra de ouro é que os slides precisam consolidar a sua fala, e não repeti-la. Portanto, lembre-se: slides são apoio visual, e não documento. O conteúdo principal deve estar em sue discurso. A regra de ouro é: slides são suporte, e não o todo. Quanto mais espontâneo for o seu discurso, melhor. Transmitir sua mensagem através de textos decorados e leituras de slides são a forma mais rápida de arruinar a sua reputação.

Capriche no visual

Imagens por vezes transmitem melhor uma ideia do que textos complexos, e são o melhor recurso que você pode utilizar em suas apresentações. Isso porque o cérebro humano tem maior facilidade de concentração quando estimulado visualmente. Assim, apresentações com imagens ajudam a manter o foco dos participantes ao longo da reunião. Aliás, manter o foco e garantir a compreensão de todos são 2 dos pilares de uma reunião de sucesso. O apresentador deve recorrer a elementos visuais e interativos, que evitem a dispersão dos participantes, além de proporcionarem uma visão mais concreta do assunto. Ao montar seus slides, seja cuidadoso e didático. E para tornar sua apresentação memorável, invista em slides de alto impacto. Utilize imagens impactantes, inéditas, que chamem a atenção da sua audiência.

Use a tecnologia a seu favor

Já vi muitas apresentações apresentarem problemas técnicos na hora H. Inclusive já passei por algumas saias justas também. Sabe quando aquele cabo não funciona, ou faltou aquele adaptador? Ou quando aquele passador de slides não é compatível com o computador que vai rodar a apresentação? E quando falta som naquele vídeo que você passou horas preparando? A dica é: teste absolutamente tudo com antecedência, sempre que possível! Respeite o tempo do outro e não deixe para fazer os testes quando todos já estiverem na sala, prontos para começar. E lembre-se sempre: aqueles minutinhos de “ajuste do projetor” podem ser a gota d’água para seu público dispersar, e você perder o controle da reunião antes mesmo dela começar.

Finalize com um propósito

É impossível medir o resultado de qualquer reunião se a reunião terminar sem nenhuma conclusão. Reuniões memoráveis são conduzidas por profissionais memoráveis. Nem sempre é fácil manter as rédeas ao longo de toda a apresentação, portanto, manter o foco, seguir o roteiro, e evitar a dispersão contribuirão para que você seja visto como um profissional eficiente. Ao finalizar uma reunião, garanta que todos saiam sabendo o que precisa ser feito, quando precisam fazer, e qual o papel de cada um nos próximos passos.  

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